تقویم منشی چیست؟
تقویم منشی یکی از انواع تقویم محسوب می شود که به نوعی تقویمی رومیزی است. تقویم منشی که به آن تقویم زیردستی هم می گویند. یکی از تقویم های محبوب در ادارهجات و سازمان ها به حساب می آید. تقویم رومیزی منشی کاربردهای مختلف و کارکردهای متفاوتی دارد. یکی ازکاربردهای مهم آن نسبت به باقی تقویم های رومیزی امکان نوشتن و برنامه ریزی روی آن است. در واقع فضای خالیای در تقویم منشی وجود دارد که می توان روی آن برنامه ها و جلسه های مهم را یادداشت کرد. و به همین دلیل اساسا به این نوع تقویم رومیزی تقویم منشی می گویند. چرا که به سادگی یک دستیار مدیر یا منشی دکتر یا مدیرعامل می تواند با توجه به تاریخ و ساعت جلسه ها برنامهها را یادداشت کند. این نوع تقویم در سایزهای مختلفی قابل سفارش است و هر سازمان یا شرکتی می تواند با توجه به نیاز و انتظارات خود این تقویم منشی را سفارش دهد. معمولا این نوع تقویم زیردستی را با جنس های معمولی تولید می کنند. مثلا سلفون، گالینگور، یا چرم مصنوعی تا هزینه زیادی برای سازمان ایجاد نکند.در ادامه با نکات چاپ تقویم منشی آشنا خواهیم شد.
طراحی تقویم منشی
این نوع تقویم در شکل ها و مدل های مختلف طراحی می شود و می توان دسته بندی روزهای آن را نسبت به هفته، ماه یا سال تغییر داد.اما معمولا دسته بندی تقویم منشی به صورت هفتگی انجام می شود.یعنی به این شکل که 52 برگ وجود دارد که در هر برگ یک هفته از یک ماه قرار می گیرد. و طراحی و چاپ می شود. البته به صورت ماهانه آن نیز وجود دارد که کلا 12 برگ دارد و هر برگ آن یک ماه از سال را در خود جای می دهد. عموما مدیران و کارمندان از این نوع تقسیم بندی برای کار خود استفاده می کنند تا صرفا برنامه ها و کارهای ضروری را نوشته یا علامت گذاری کنند. اما نوع دیگر تقویم برای برنامه ها و یادداشت های ضروری مناسب است. طراحی این نوع تقویم ها عموما به شکلی انجام می شود که فضای خوبی برای یادداشت و برنامه ریزی وجود داشته باشد. از طراحی های شلوغ و جاگیر روی این نوع از تقویم ها خودداری می شود. این نوع تقویم رومیزی یادداشتی کاملا اداری و کاربردی طراحی می شوند و به هیچ عنوان قرار نیست فانتزی و عجیب غریب به نظر برسند. باید بتوان به عنوان ابزاری مهم برای کار از آن استفاده کرد.
چاپ تقویم منشی به چه صورت انجام می شود؟
برای چاپ تقویم های رومیزی استانداردهای مختلفی وجود دارد و می توان این نوع تقویم را در سایزهای مختلفی طراحی و چاپ کرد. اما بیشترین کاربرد در چاپ این نوع تقویم رومیزی سایز 25 در 35 می باشد. عموما در چاپ این نوع تقویم های منشی از جلد و طراحی های مختلف استفاده می شود. انتخاب جلد و کاور با توجه به نیاز وانتظارات مشتری سفارش داده می شود و البته با توجه به بودجه ای که برای چاپ این نوع از تقویم های رومیزی در نظر گرفته شده است. سایز محبوب دیگری نیز وجود دارد که کمی نسبت به قبلی بزرگ تر است و فضای بیشتری نیز برای تبلیغات سازمان هدیه دهنده وجود دارد. سایز 35 در 50 می باشد. می توان برای چاپ این نوع تقویم طراحی های مختلفی را در نظر گرفت و به صورت سفارشی طراحی برای آن در نظر گرفت سفارشی بودن این نوع چاپ می تواند از طراحی، نوع کاغذ، نوع صحافی تا نوع جلد آن و وسایل جانبی کنار آن باشد. می توان در طراحی آن لوگو و نشانهی برند را در تمام صفحات در گوشهی صفحه قرار داد. و جلد را نیز با توجه به هویت بصری سازمان و رنگ های سازمانی طراحی کرد.
نکات چاپ تقویم منشی
اگر بخواهیم به نکات چاپ تقویم منشی اشاره کنیم باید در نظر داشته باشیم که چاپ آن به چه صورت انجام می گیرد. و بعد در جزئیات چاپ آن چه نکاتی مهم تر هستند که مورد اهمیت قرار بگیرند.
1- با بالا برد تعداد سفارش برای چاپ می توان قیمت این محصول را پایین آورد تا برای سازمان به صرفه تر باشد و بودجهی کمتری را اشغال کند.
2- یکی از نکات چاپ تقویم منشی که این محصول را نسبت به محصولات دیگر خاص می کند، این مساله است که در این محصول پتانسیل این وجود دارد که بعد از اینکه ماه یا هفته تمام شد می توان صفحه را جدا کرد و صفحهی جدید را روبروی خود روی میز قرار داد. به این شکل صفحهی قبلی که دیگر کاربردی ندارد از تقویم رومیزی جدا می شود و فضای کمتری اشغال می کند و تقویم نیز سبک تر می شود.
3- از موارد بسیار مهم دیگری که جز نکات چاپ تقویم منشی به حساب می آید این است که زمان چاپ در این نوع تقویم بسیار مهم است. سازمان ها و ادارات، از قبل باید برنامه ریزی مناسبی برای طراحی و چاپ این محصول داشته باشند، چرا که بسیار مهم است که این تقویم قبل از سال جدید به دست منشیها و کارمندان شرکت برسد تا بتوانند به موقع برنامع ریزی های خود را انجام دهند. خیلی از ادارات برنامه های خود را از اسفند و حتی قبل از این ماه وارد تقویم سال جدید می کنند و در واقع از قبل از سال جدید برنامه های خود را وارد می کنند. پس با این محصول نمی توان مانند سررسید یا سالنامه تبلیغاتی برخورد کرد. ممکن است بتوان یک سررسید را اوایل سال و در فصل بهار نیز به مخاطب و مشتری هدیه داد اما این در مورد یک تقویم منشی صدق نمی کند و احتمالا اگر بعد از سال نو مخاطبان این هدیه را دریافت کنند دیگر کاربردی نباشد چرا که قبل از سال جدید تقویم منشی خود را تهیه کردند تا برنامه های کار خود را وارد کنند.
4- مورد مهم دیگری که وجود دارد طراحی این نوع از تقویم رومیزی است. باید برای طراحی این نوع از سررسیدها وقت گذاشت و به بهترین شکل طراحی آن را انجام داد. قرار نیست که طراحی تقویم منشی شلوغ و فانتزی باشد. قرار است طراحی شیک و مینیمالی داشته باشد تا مخاطب بتواند به راحتی با آن ارتباط برقرار کند و از آن استفاده کند. بیشتر نیاز است که طراحی این محصول کاربردی و اصولی باشد.
5- در طراحی و چاپ این نوع تقویم دو راه وجود دارد. بعضی اوقات طرح های عمومیای وجود دارد که سفارش دهنده می تواند با توجه به نیاز و سلیقهی خود از آن ها استفاده کند و دیگری طراحی اختصاصی وجود دارد که سفارش دهنده با توجه به هویت بصری و نیاز مخاطب خود، تقویم رومیزی اختصاصی را طراحی و چاپ می کند. استفاده از طراحی های آماده مشخصا به اندازه طراحی اختصاصی جذاب و کاربردی نیستند. اما انتخاب طرح مناسب برای چاپ نیز می تواند بازدهی خوبی برای سازمان ایجاد کند. ولی طراحی اختصاصی، مخاطب را بیشتر به سازمان نزدیک می کند و حس بهتری را ایجاد می کند. چرا که طرح اختصاصی با توجه به نیاز مخاطب طراحی و چاپ شده است.
6- باید در نظر داشت که تقویم منشی برای همهی افراد یک جامعه مناسب نیست .مثلا تقویم منشی برای دانشجوها کاربردی ندارد و تقویمی است که اختصاصا برای منشی ها و تا حدودی بعضی از کارمندان یک سازمان طراحی و تولید می شود. پس قرار است که این طراحی و چاپ برای این قشر کاربرد داشته باشد تا در کنار یک پزشک حاذق یا مدیر با تجربه بتوانند برنامه ها را به خوبی تدوین کنند و زمان بندی کارها را به بهترین شکل پیاده کنند. پس در هنگام طراحی و چاپ نیازها و انتطارات یک منشی را باید در نظر گرفت و نسبت به آن این تقویم رومیزی مخصوص را سفارش داد. تا نتیجهی مطلوب سازمان ایجاد شود.
نتیجه گیری:
در این مقاله سعی شد که توضیح داده شود که تقویم منشی یا زیردستی چیست و چه کاربردی دارد و نکات چاپ تقویم منشی چیست. این اطلاعات می تواند سازمان یا اداراتی که قصد دارند این نوع از تقویم را چاپ کنند با اطلاعات و آگاهی بیشتر و هدفمند سفارش خود را به چاپ خانه بدهند و به جزئیات مهم برای طراحی و چاپ تقویم منشی دقت کنند.